Przeznaczenie programu el- Dok System

el-Dok System to zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami oraz poleceniami. Przeznaczony jest dla urzędów administracji samorządowej i rządowej oraz przedsiębiorstw, realizujących dużą ilość kontaktów z otoczeniem. System, oparty o Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) lub podobną metodę klasyfikacji, oraz instrukcję obiegu dokumentów, tworzy centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących i wychodzących, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych itp. Umożliwia organizacji usystematyzowanie występujących w różnych formatach dokumentów, przez co dostęp do nich staje się łatwiejszy, a wykonywana praca - efektywniejsza. Ułatwia sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawnia obsługę klientów i obywateli. Rozwiązuje problem przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a jej otoczeniem. 

W przeciętnym urzędzie lub przedsiębiorstwie, prawie 80% ogółu przetwarzanej informacji występuje w postaci nieuporządkowanej - w formie korespondencji, dokumentacji papierowej, wydruków z różnych systemów informatycznych, czy dokumentów w formacie Microsoft Office. Ze względu na różnorodność źródeł pochodzenia tych dokumentów i znaczną ich ilość, niezwykle ważnym staje się zapewnienie szybkiego i efektywnego dostępu do tych dokumentów. W takich przypadkach konieczne staje się wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania dokumentami, stanowiącego centralne repozytorium organizacji. 

Dzięki wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami (ang. DMS - Dokument Management Systems) i stworzeniu centralnej biblioteki dokumentów, tworzone i przetwarzane
w informacje, przestają być własnością pracownika, a stają się własnością urzędu lub firmy, dla której pracuje. Taka organizacja funkcjonuje sprawniej i efektywniej, jest mniej uzależniona od rotacji i nieobecności zatrudnionych pracowników.
Wdrożenie oferowanego systemu el-Dok System i utworzenie centralnego repozytorium dokumentów, ułatwia kontrolę nad dostępem i przepływem dokumentów wewnątrz urzędu i przedsiębiorstwa. Dzięki temu ważne informacje udostępniane są tylko wybranym pracownikom.

Oferowany system pozwala na stworzenie centralnej bazy wiedzy organizacji realizowanych przedsięwzięciach i prowadzonych sprawach. W ten sposób, uprawnieni pracownicy posiadają ciągły dostęp do pełnej i zawsze aktualnej dokumentacji realizowanych zadań.

Korzyści ze stosowania el-Dok System
Stosowanie systemu pozwala na racjonalizację kosztów gromadzenia, przechowywania oraz udostępniania dokumentów, a także:

• redukcję kosztów administracji, drukowania i przesyłania dokumentów,
• zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnie biurową przeznaczoną do składowania dokumentów. Na jednym krążku CD można umieścić obrazy kilkunastu tysięcy stron dokumentów,
• łatwe zabezpieczenie informacji przed zniszczeniem, utratą lub manipulacja,
• sterowanie przepływem dokumentów zgodnie z ustaloną kolejnością,
• uzyskanie bieżącej informacji o stanie realizacji spraw i zadań oraz sygnalizowanie zagrożeń,
• automatyzację wielu powtarzalnych i żmudnych dla pracowników czynności,
• zatwierdzanie dokumentu podpisem elektronicznym w sposób równoważny formie pisemnej,
• standaryzację dokumentów wychodzących i wewnętrznych urzędu,
• integrację w zakresie przetwarzanych dokumentów z innymi systemami informatycznymi (np. nadesłane faksy mogą być automatycznie umieszczane w repozytorium),
• w jednostkach administracji system ułatwia opracowanie i aktualizację Internetowego Biuletynu Informacji Publicznej. Umożliwia eksportowanie dokumentów i danych o stanie realizacji spraw do BIP. 

el-Dok System jest doskonałym narzędziem wspomagającym nadzorowanie dokumentacji i zapisów związanych z systemami zarządzania np: ISO 9001, ISO/IEC 27001: 

• użytkownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentów,
• pracownicy nie tracą czasu na wyszukiwanie informacji. Dokumenty są szybko i bezbłędnie wyszukiwane i udostępniane,
• kierownictwo ma zawsze pełne i aktualne informacje o stanie prowadzonych spraw, dzięki czemu podejmuje szybkie i optymalne decyzje.

Modułowa budowa systemu umożliwia skonfigurowanie go stosownie do specyficznych potrzeb jednostki. Tempo wdrażania systemu można dostosować do potrzeb i możliwości organizacyjnych jednostki. 

Zgodność z wymogami prawnymi 

System uwzględnia wymagania:

• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 r. z późniejszymi zmianami,
• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999 r.
  z późniejszymi zmianami,
• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. nr 160, poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r.
  z późniejszymi zmianami,
• ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29 sierpnia 1997r.,
• rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 3 czerwca 1998 r.
  w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (DZ. U. Nr 100 Poz. 1024),
• ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) z dnia 17 lutego 2005 r. 

Kontakt: